Inhaltsverzeichnis

Benutzerhandbuch

Stand: 24.10.2018
Erstellt von: Patrick Fuchs
Rückfragen bitte an: team-bmgmt@th-deg.de

1. Allgemein

Das Bewerbermanagement-System der THD ist eine serverbasierte Web-Anwendung. Sie benötigen also zur Benutzung der Software nur einen Internet-Browser. Zur optimalen Verwendung des Systems werden folgende Browser empfohlen:

2. Start: Konfiguration im Administrator Bereich

Loggen Sie sich als Default-Administrator ein (Zugang liegt bei Auslieferung der Software bei). Als eingeloggter Super User sehen Sie im linken Navigationsbereich die Rubrik „Administrator“.

Unter dem Menüpunkt Einstellungen können Sie folgendes konfigurieren:

Allgemeine Einstellungen

E-Mail Einstellungen

Seiten-Konfiguration

LDAP-Einstellungen

Administrator anlegen, bearbeiten, löschen

Hier können neue Administrator Accounts angelegt werden. Unter „bearbeiten befindet sich ebenfalls die Passwortänderungs-Maske. Gelöscht werden kann jeder Admin-Account bis auf den ersten Default-Admin. Adminstratoren Accounts hängen grundsätzlich aus Sicherheitsgründen nie am LDAP-System.

Zuständigkeitsbereiche

Unter dem Menüpunkt „Zuständigkeitsbereiche“ in der Administrator-Rubrik nehmen sie grundsätzliche fachliche Einstellungen vor. Hier können Sie folgende Bereiche gepflegt werden:

Aufgabenbereiche

Grundsätzliche Unterteilung der Stellenangebote wie zum Beispiel: Professoren, Nichtwissenschaftliches Personal, etc. Das Rollen und Rechtesystem knüpft auch an diese Kategorien an. Stellen werden immer einem Aufgabenbereich zugewiesen.

Die Aufgabenbereiche werden zusätzlich als Stellenkategorie im Bewerberfrontend angezeigt:

Fakultäten

Stellen werden Fakultäten (=Abteilungen)zugeordnet. Benutzer können einer oder mehreren Fakultäten zugeordnet sein - diese Einstellungen dienen allein der Rechteverwaltung des Systems. Nach außen ist die Zuordnung zu einer Fakultät nicht zu sehen.

Stellenfundorte

Diese Einpflegemaske dient als Konfiguration für das Bewerbungsfeld „Wo haben Sie diese Stelle gefunden?“. Die hier eingetragenen Auswahlmöglichkeiten werden direkt in das DropDown-Auswahlmenü des Bewerbers übernommen. Die Möglichkeit für den Bewerber „Sonstiges“ + Freitextfeld auszuwählen, ist immer gegeben.

3. Rollen und Rechte

Im Bewerbermanagement-System gibt es 4 grundlegende Rollen:

  1. Administrator: Ist Superuser des System und besitzt somit alle Rechte - ausgenommen das Recht eine Stelle zu bearbeiten, da hierzu eine Zuweisung zu einem Zuständigkeitsbereich nötig wäre, die nicht möglich ist.
  2. Benutzer: Personalsachbearbeiter - kann Rechte und Rollen und Zuständigkeitsbereich im System annehmen, bearbeitet, wertet aus, korrespondiert und wickelt Bewerbungsprozesse ab.
  3. Stellenzugehöriger: Fachvorgesetzter/Personalgewinnende Abteilung, hat grundsätzlich nur lesenden Zugriff auf die explizite Stelle für die er eine Freischaltung erhält. Stellenzugehörige können mit oder ohne LDAP analog angelegt werden.
  4. externe Gutacher: Mitglieder des Berufungsausschusses, externe Berater. Erhalten einen vom System generierten pseudonymisierten Account der dieselben Leserechte auf eine explizit zugewiesene Stelle als ein Stellenzugehörigen-Account hat.

Rollen und Rechte werden vom Administrator des Systems vergeben, sie knüpfen logisch an die Einteilung der Stelle in Fakultät und Aufgabenbereich an. Jede Rolle kann mit unterschiedlichsten Rechten belegt werden.

Um die folgenden Schritte durchzuführen, loggen Sie sich als Administrator ein.

Rolle erstellen, bearbeiten, löschen

Zur Erstellung einer neuen Rolle klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf den Link “Neue Rolle“ unter dem Hauptmenüpunkt “Administrator”. Anschließend gelangen Sie zu einem Formular, in dem Sie einen Rollentitel sowie die Aufgabenbereiche bestimmen können. Vergeben Sie hier einen passenden Namen (z.B. Sachbearbeiter), damit bei der Rollenzuweisung keine Fehler unterlaufen. Über Auswahlfelder können Sie der Rolle bestimmte Aufgabenbereiche zuweisen. Es können beliebig viele Rollen angelegt und einem Benutzer zugewiesen werden. Mit dem Button Speichern legen Sie die Rolle an.

Unter dem Menüpunkt „Liste der Rollen“ können Sie eine bereits angelegte Rolle einsehen. Unter dem DropDown-Menü „Aktionen ausführen“ ist es möglich die Rolle zu bearbeiten oder zu löschen. Wird eine Rolle gelöscht, die Benutzern noch zugeteilt ist, verfallen die damit verbundenen Rechte der User.

4. Benutzer

Bevor sich Benutzer ins System einloggen können, müssen Sie von einem Administrator angelegt werden. Die Authentifizierung kann über die lokale Benutzer-Datenbank erfolgen, sowie über das LDAP-Protokoll mit dem zentralen Hochschul-Account. Ist LDAP aktiviert und konfiguriert (Administrator-Einstellungen), kann sich der angelegte Benutzer mit seinem LDAP-Daten des zentralen Account-Managements der Einrichtung anmelden.

Benutzer anlegen/bearbeiten/löschen

Als Administrator eingeloggt finden sie in der linken Navigationsleiste den Menüpunkt „Neuer Benutzer“. Hier befindet sich eine Eingabemaske, bei der sie alle relevanten Benutzerkonfigurationen vornehmen können. Die zuvor angelegten Rollen und Fakultäten/Abteilungen werden dem Benutzer an dieser Stelle zugewiesen.

Mögliche Angaben sind:

Unter dem Navigationspunkt „Liste der Benutzer“ kann eine PDF-Übersicht der aktuellen Benutzer mit Rollen, Aufgabenbereichen und Fakultäten erzeugt werden. Durch Klick auf den Benutzernamen kann der Benutzer in Detail-Ansicht aufgerufen werden. Unter „Aktionen ausführen“ ist eine Bearbeitung oder Löschung des Benutzers möglich.









5. Vorlagen

Wird die Software das erste Mal verwendet, so sind noch keine Vorlagen vorhanden. Eine Stellenausschreibung, Ab- und Zusagen, Eingangsbestätigungen oder Serienbenachrichtigungen via E-Mail lassen sich aber nur erstellen, wenn zuerst Vorlagen angelegt sind. Vorlagen sind dafür vorgesehen immer wiederkehrende Textbausteine ohne zusätzlichen Tippaufwand verwenden zu können. Im Folgenden wird erläutert welche Arten von Vorlagen erstellt werden können.

Art der Vorlage wählen

Unter der Rubrik „Vorlagenverwaltung“ finden Sie in der linken Navigations-Leiste den Eintrag „Formulare anpassen“, mit einem Klick darauf gelangen Sie in das Auswahl-Menü der Vorlagenverwaltung. Hier können bereits erstellte Vorlagen editiert werden, oder neue Vorlagen erstellt werden. Sie finden folgende Vorlagen-Register vor:

Um eine Vorlage zu erstellen oder zu bearbeiten klicken Sie im Drop-Down-Menü der entsprechenden Kategorie (im Beispiel: „Stellenausschreibung – Vorlage“) den letzten Eintrag „Neue Stellenausschreibung – Vorlage“. Soll eine bestehende Vorlage bearbeitet werden, ist diese einfach im Drop-Down-Menü auszuwählen. Um zur nächsten Maske zu gelangen klicken Sie auf den „Weiter“-Button.

Vorlage erstellen, bearbeiten, löschen

Im Folgenden öffnet sich ein Formular, in dem Sie einen Vorlagennamen und den Vorlagentext eintragen können. Der Vorlagenname ist unter der Kategorie „Automatische E-Mail-Bestätigung“ gleichzeitig der „Betreff“ der Bestätigungsmail. Bei den anderen Kategorien wird der Name der Vorlage nur „system-intern“ verwendet. Der Vorlagentext kann mit dem integrierten Text-Editor des Systems erstellt werden. Die Benutzung ist unkompliziert, da der Editor in Menüstruktur und Grundzügen dem Programm MS-Word ähnelt. Um Logos und Bilder einzufügen folgen Sie der Menüführung unter dem Reiter „Einfügen“ „Bild einfügen/bearbeiten“. Die Vorlage speichern Sie mit dem Button „Änderungen speichern“ am Ende des Formulars ab.

Variablen für Vorlagen

Folgende Variablen können Sie für Vorlagen verwenden, die Werte dieser „Codes“ werden automatisch aus der Datenbank entnommen. So können mehrere Bewerber gleichzeitig in einem „Mail-Vorgang“ abgearbeitet werden (ähnlich zum Serienbrief).

Variable eingesetzter Wert
{titel}Titel der Anrede (z.B. “geehrter” oder “geehrte”)
{anrede}Anrede (z.B. “Herr” oder “Frau”)
{akademischertitel}Akademische Titel (z.B. “Prof.” oder “Dr.” usw.)
{vorname}Vorname des Bewerbers (z.B. “Fritz”)
{nachname}Nachname des Bewerbers (z.B. “Fischer”)
{stelle}Name der Stelle (z.B. “Wissenschaftlicher Mitarbeiter (m/w)”)
{strassehausnr}Straße und Hausnummer des Bewerbers
{plz}Postleitzahl des Bewerbers
{ort}Ort des Bewerbers
{zusagedatum}Datum der Zusage im Format TT.MM.JJJJ
{absagedatum}Datum der Absage im Format TT.MM.JJJJ
{benutzer-name}Name des ausf. Sachbearbeiters (z.B. für Signatur/Grußformel)
{benutzer-email}E-Mail des ausfl. Sachbearbeiters
{benutzer-telefon}Durchwahl/Telefonummer des ausf. Sachbearbeiters die in der Benutzerkonfiguration angelegt worden ist
{bewerbungseingang}Eingangsdatum der Bewerbung

Für Einladungen zu Vorstellungsgesprächen sind folgende Tag’s von Bedeutung:

Variable eingesetzter Wert
{datum}Datum des Vorstellungsgesprächs im Format TT.MM.JJJJ
{wochentag}Wochentag des Vorstellungsgesprächs im Format „Montag“
{uhrzeit}Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs für jeden Bewerber

6. Stellen

In der linken Navigationsleiste finden Sie unter der Rubrik „Stellen“:

Stellen werden nur nach entsprechenden Rechten angezeigt - bei fehlender Berechtigung sind sie für den Benutzer gänzlich unsichtbar.

Stellenausschreibung erstellen

Im Folgenden wird erläutert wie eine Stellenausschreibung erstellt wird. Zuerst klicken Sie in der linken Navigationsleiste unter Rubrik „Stellen“ auf das Feld „Stelle erfassen“. Nur Systembenutzer/Sachbearbeiter können dieses Punkt sehen, als Administrator können Sie keine Stellen erfassen, da ein Admin-Account keiner Rolle und keiner Fakultät zugeordnet ist.

Anschließend können Sie die erstellten „Vorlagen“ auswählen oder eine fertige PDF uploaden. Dies können Sie jeweils für Deutsch und für die Englische Version der Ausschreibung. Ist eine zusätzliche englische Version der Stellenausschreibung hinterlegt, lässt sich das Bewerbungsformular vom Bewerber zwischen deutsch und englischer Sprache umschalten.

Mit dem Button “weiter” bestätigen Sie die Erfassung einer neuen Stelle unter der Verwendung der ausgewählten Vorlage/PDF. Anschließend gelangen Sie zu einer Eingabemaske, in der Sie alle relevanten Informationen zur Stelle erfassen können. Hierbei können Sie neben den Pflichtfeldern auch die Vorlage entsprechend anpassen.

Folgende Einstellungen können getroffen werden:

Bevor die Stelle veröffentlicht wird, haben Sie die Möglichkeit, über den Button „Weiter zur Stellenvorschau“ die Stellenvorschau zu überprüfen. Sind Ihnen bei der Stellenerfassung Fehler unterlaufen, können Sie diese an dieser Stelle über den Button “Stelle überarbeiten” ausbessern. Über den Button “Stelle freischalten” wird die Stelle aktiviert und anhand der Datumskonfiguration veröffentlicht.

Stellen: Aktionen ausführen

Für bereits erfasste Stellen können Aktionen ausgeführt werden. Die jeweils möglichen Aktionen erreichen Sie über das Dropdown-Menü “Aktionen ausführen”. Dabei ist zu beachten das bestimmte Aktionen nur für Benutzer mit den jeweiligen Rechten zur Verfügung stehen.

Stellen: Bewerberaktionen

Im unteren Bereich der Stellenansicht finden Sie die Liste der eingegangenen Bewerbungen und weitere ausführbare Operationen.

Stellen: Einladung zu Vorstellungsgesprächen

An ausgewählte Bewerber kann eine Einladung zum Vorstellungsgespräch mit dynamischen Terminen versendet werden. In der Stellenansicht finden sie das Drop-Down Auswahlmenü „Aktion ausführen“ (rechts oben) und wählen den Eintrag „Vorstellungsgespräche“. Daraufhin erhalten Sie eine Übersicht aller Bewerber die dieser Stelle zugewiesen sind. Wählen Sie die Bewerber die eine Einladung erhalten sollen über die Auswahlkästchen aus und bestimmen Sie für jeden ausgewählten Bewerber das Datum und (im selben Feld) die Uhrzeit. Wenn alle einzuladenden Bewerber ausgewählt und mit einem Termin versehen wurden klicken Sie „zum nächsten Schritt“.

Im nächsten Schritt wird eine zuvor angelegte Vorlage ausgewählt. Welche anschließend weiter bearbeitet werden kann. Man beachte hier die verwendeten HTML-Variablen im Live-Beispiel.

Im nächsten View wird die Vorschau der einzelnen Mails, die so an die Bewerber versendet werden angezeigt - auch hier können noch individuelle textliche Änderungen eingepflegt werden. Sollte eine E-Mail Adresse nicht oder falsch vorhanden sein, werden sie darauf per rotem Infofeld hingewiesen.

Unten haben sie nun die Möglichkeit eine Einladungsübersicht (wird zusätzlich automatisch erzeugt und ist im Stellenbereich verfügbar) zu erzeugen und die E-Mails zu verschicken.

Nach dem erfolgreichen Versand der Einladungen, der mit einer grünen Infobox quittiert wird. Ist in der Detail-Ansicht der Stelle eine PDF zur Anschau und zum Download verfügbar, in der sie sich einen Überblick über die versendeten Einladungen verschaffen können.

In der Stellenansicht sehen Sie nun, dass sich der Status der Bewerber unter „Liste der Bewerber“ entsprechend verändert hat.

Stellen: Serienmails

Bei Serienmails ist das Vorgehen grundsätzlich identisch - der Status ändert sich je nach verwendeten Prozess (Absage, Zusage, etc.)

Um den Workflow der Serienmails zu öffnen gehen Sie in der Stellenansicht auf den Button rechts unten „Serienmails“, nachdem die entsprechenden Bewerber markiert wurden. Im nächsten Schritt wählen Sie die Art der Vorlage und folgen dem Prozess.

Stellen: Verwaltung von Stellenzugehörigen

Mit der unter „Stelle anzeigen“ → „Aktionen ausführen“ verfügbaren Option „Zugehörige verwalten“ ist es Ihnen möglich einzelne Personen, speziell auf eine Stelle zu berechtigen. So können beispielsweise Abteilungsleiter/Führungskräfte die keinen Benutzer-Account als Sachbearbeiter besitzen, für einzelne Bewerbungsvorgänge Einsicht auf bestimmte Bewerber und Stellen nehmen. Die Rechte beschränken sich einzig und allein auf die Einsicht der Bewerbungsunterlagen, das ranken von Bewerbern und den Export von Stellen und Bewerberunterlagen.

Sie haben die Möglichkeit folgenden Zugehörigen-Accounts anzulegen:

Interner Stellenzugehöriger: Nur mit aktivem LDAP - Account wird über E-Mail Adresse angelegt, Login dann über die normalen LDAP-Benutzerdaten.

Externer Stellenzugehöriger: Name + E-Mail + Passwort werden vom Sachbearbeiter vergeben.

Externen Gutachter hinzufügen: Ein System generierter Zugang, der anonymisiert auf ein PDF generiert wird, welches dem jeweiligen Sachbearbeiter per Mail zur Weitergabe zugestellt wird. Durch diese Funktion besteht beispielsweise die Möglichkeit, externen Gutachtern bei Berufungsverfahren einen Zugang auf die entsprechende Stelle zu gewähren - ohne deren schriftliche Zustimmung zur Accounterstellung im Vorfeld einzuholen.

7. Bewerber

Im folgenden werden die Ansichten und Operationen im Bewerberbereich des Systems erklärt.

Bewerber manuell erfassen, bearbeiten, löschen

Es kann vorkommen, dass Bewerbungen nicht über den Online-Bereich des Bewerbermanagement-Systems, sondern per Mail oder postalisch geschickt werden. In diesem Fall können die Bewerberdaten manuell vom Sachbearbeiter auf die jeweilige Stelle eingetragen werden. Klicken Sie auf den Link “Bewerber erfassen” links in der Navigationsleiste unter der Rubrik “Bewerber”. Anschießend erhalten Sie eine Übersicht über alle im System erfassten Stellen. Wählen Sie die Stelle aus, zu der Sie einen Bewerber erfassen wollen, indem Sie auf den Button “Bewerber erfassen” vor der jeweiligen Stellenbezeichnung klicken.

Im Anschluss gelangen Sie auf eine neue Oberfläche auf der Sie ein Formular vorfinden. In diesem Formular können Sie Informationen zum Bewerber eintragen. Mit “*” gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder. Im letzten Reiter “Anhänge” befindet sich der Button “Speichern” mit dem Sie den Bewerber zur ausgewählten Stelle abspeichern. Wird ein Bewerber mit einer gültigen E-Mail-Adresse erfasst, so wird die Eingangsbestätigungs-Nachricht an diese E-Mail versendet. Es können pro Speichervorgang insgesamt 5 PDF-Anhänge hochgeladen werden.

Bewerber-Status

Um den Status eines Bewerbers auszuwählen reicht ein einfacher Klick darauf. Ein Status wie „eingeladen“, „abgesagt“, „zugesagt“, „erfasst“ wird vom System automatisch eingetragen. Manuell kann er trotzdem gesetzt werden. Wenn Sie mit der Maus über einen eingetragenen Status schweben, werden Informationen wie Zeitpunkt der Eintragung/Setzung und der „Autor“ des Status angezeigt.

Bewerber-Ranking

Rechts oben neben dem Status kann ein Ranking für den Bewerber (A-B-C) gesetzt werden - dieses Ranking wird in der Bewerberdetailansicht, in der Stellenansicht: Liste der Bewerber angezeigt und kann zur Sortierung, Wertung der Datensätze dienen. Gesetzt werden kann das Ranking von Sachbearbeitern und Stellenzugehörigen.

Bewerber: Aktionen ausführen

Rechts oben in der Bewerberansicht befindet sich, wie auch bei den Stellen ein Button: „Aktionen führen“ - folgende Operationen sind hier möglich: